Rechner · Automatisierung
Prozess-Automatisierung: Lohnt sie sich für euch?
Statt Bauchgefühl: gebt euer echtes Vorgangsvolumen und die Bearbeitungszeit ein und seht in 30 Sekunden, wie viele Stunden ihr pro Monat zurückgewinnt, was netto übrig bleibt und wann sich ein Projekt rechnet.
Break-Even nach
4.5 Monaten
Ihr gewinnt 84 Stunden/Monat zurück — das sind 3.530 €/Monat netto.
Use-Case
z. B. Rechnungen, Bestellungen, eingehende E-Mails
Bearbeitungszeit von Hand pro Vorgang
Anteil der manuellen Zeit, der wegfällt
Hosting, Lizenzen, Wartung
Monatlicher Nutzen
Zeit zurück
84 h
pro Monat eingespart
Brutto-Nutzen
3.780 €
84 h × 45 €
Laufende Kosten
− 250 €
Hosting/Wartung
Netto/Monat
3.530 €
Stunden/Monat
84 h
Break-Even
4.5 Mo
5y Netto
195.800 €
Kumuliert · 60 Monate
Klarer Case. Break-Even unter 12 Monaten ist die „einfach machen"-Zone — die zurückgewonnene Zeit zahlt das Projekt im ersten Jahr.
Den Prozess automatisieren — nicht nur durchrechnen.
AInfach Data automatisiert manuelle Daten- und Reporting-Prozesse für den Mittelstand. Konkret, in Sprints, mit Übergabe.
Warum „lohnt sich das?" die falsche erste Frage ist
Die meisten fragen zuerst: „Was kostet so ein Automatisierungs-Projekt?" Die bessere erste Frage ist: „Was kostet es uns, weiter von Hand zu arbeiten?" Genau das rechnet dieser Rechner sichtbar — der manuelle Aufwand läuft als Linie einfach weiter, Vorgang für Vorgang, Monat für Monat, während die einmalige Investition nach dem Break-Even nichts mehr kostet.
Der häufigste versteckte Posten ist nicht die Software, sondern die Summe vieler kleiner Handgriffe: 800 Rechnungen à 9 Minuten sind 120 Stunden im Monat — das ist fast eine ganze Stelle, die in keiner Rechnung als „Automatisierungs-Kandidat" auftaucht, weil sie über viele Köpfe verteilt ist.
Drei typische Fälle
- Rechnungseingang. Belege werden automatisch ausgelesen, kontiert und ins ERP gebucht — der Mensch prüft nur noch die Ausnahmen statt jede Rechnung abzutippen.
- Bestellabwicklung. Bestellungen aus Mail, Portal und Shop laufen in einen Prozess, Bestätigung und Lieferschein entstehen ohne manuelles Übertragen.
- E-Mail-Routing. Eingehende Anfragen werden klassifiziert und an die richtige Person oder Warteschlange weitergeleitet — keine Sammel-Postfächer mehr, die jemand von Hand sortiert.
Welcher Prozess der größte Hebel für euch ist, lässt sich in 30 Minuten klären — ehrlich, ohne Verkaufs-Tanz.
Häufige Fragen
Welche Prozesse lohnen sich überhaupt zu automatisieren?
Faustregel: hohes Volumen × repetitive Handarbeit × klare Regeln. Rechnungseingang, Bestellabwicklung, E-Mail-Routing und Stammdatenpflege sind Klassiker — viele gleichartige Vorgänge, bei denen ein Mensch heute Daten von A nach B trägt. Ein Prozess mit 50 Vorgängen im Monat und viel Sonderfall-Logik rechnet sich selten; 800 gleichförmige Vorgänge fast immer.
Wie wird der monatliche Nutzen berechnet?
Vorgänge/Monat × Minuten je Vorgang ÷ 60 ergibt die manuellen Stunden. Mal Automatisierungsgrad ergibt die eingesparten Stunden, mal Stundensatz den Brutto-Nutzen in Euro. Davon werden die laufenden Kosten (Hosting, Lizenzen, Wartung) abgezogen — das ist der Netto-Nutzen pro Monat. Projekt-Investition geteilt durch diesen Netto-Nutzen ergibt den Break-Even in Monaten.
Was ist ein realistischer Automatisierungsgrad?
Bei stark regelbasierten Prozessen wie Rechnungseingang oder E-Mail-Routing sind 75–90 % der manuellen Zeit automatisierbar. Sobald Ausnahmen, Freigaben oder fachliche Einschätzung im Spiel sind, eher 55–70 %, weil ein Mensch die Sonderfälle weiter prüft. Der Default von 70 % ist bewusst konservativ — lieber unterschätzen als enttäuscht werden.
Was zeigt der Rechner NICHT?
Weiche Effekte: weniger Durchlaufzeit, zufriedenere Mitarbeiter (die endlich keine Copy-Paste-Arbeit mehr machen), weniger Fehler und Skalierbarkeit bei Wachstum ohne neue Stellen. Die sind real, aber schwer in Euro zu fassen — wir lassen sie weg, damit die Rechnung ehrlich-konservativ bleibt. Die zurückgewonnenen Stunden landen außerdem selten 1:1 als Einsparung, sondern oft als freie Kapazität für Wichtigeres.
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