Rechner
Was kostet das manuelle Sortieren deiner Dokumente?
Das Einsortieren, Zuordnen und Abtippen eingehender Belege, Verträge und E-Mail-Anhänge passiert über den Tag verteilt und taucht in keiner Kostenstelle auf - genau deshalb wird der Aufwand fast immer unterschätzt. Diese Rechnung macht sichtbar, wie viel reine Sortierzeit sich jedes Jahr ansammelt und was davon realistisch automatisierbar ist.
eingesparte Sortierkosten pro Jahr
63.000 €
bei 1.400 h weniger Handarbeit
Belege, Rechnungen, Verträge, Formulare und Anhänge, die manuell zugeordnet werden
Öffnen, einordnen, richtige Ablage finden, relevante Felder abtippen
Vollkosten der sortierenden Mitarbeiter inkl. Lohnnebenkosten
Anteil der Dokumente, die ohne manuelle Nachkontrolle korrekt erkannt werden
Manuelle Sortierzeit heute
2.000 h
reine Zuordnungs- und Abtippzeit pro Jahr
Kosten dieser Handarbeit
90.000 €
verteilt über das ganze Team, daher selten als Posten sichtbar
Automatisiert erledigt
1.400 h
frei für Prüfung von Sonderfällen statt Routine
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Häufige Fragen
Wie wird gerechnet?
Wir multiplizieren die Dokumente pro Monat mit dem Aufwand je Dokument und rechnen auf zwölf Monate hoch - das ergibt die jährliche Sortierzeit in Stunden. Mal Stundensatz sind das die heutigen Kosten der Handarbeit. Davon nehmen wir den Anteil, den du als automatisierbar einschätzt, und multiplizieren ihn wieder mit dem Stundensatz: das ist die jährliche Ersparnis. Bewusst vereinfacht: gleicher Aufwand je Dokument und ein linearer Automatisierungsgrad - kein Saison-Auf-und-Ab und keine Annahme über einzelne Dokumenttypen.
Was rechnet dieser Rechner bewusst nicht ein?
Die Projektkosten für Einführung und Modelltraining, die laufenden Betriebskosten und den Aufwand für die Nachkontrolle der Fälle, die das System nicht sicher erkennt, stehen hier nicht drin. Die ausgewiesene Zahl ist also das Brutto-Einsparpotenzial vor Investition - eine Obergrenze, an der sich prüfen lässt, ob sich ein Projekt überhaupt lohnt, nicht der Netto-Gewinn im ersten Jahr.
Ist ein Automatisierungsgrad von 70 Prozent realistisch?
Für saubere, wiederkehrende Standarddokumente wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine ja, oft auch mehr. Bei stark gemischten oder schlecht gescannten Dokumenten liegt der Wert anfangs niedriger und steigt mit dem Training. Wer ehrlich rechnen will, setzt den Regler eher konservativ und nimmt den verbleibenden manuellen Anteil als notwendige Prüfschleife mit ein.